Prosty i efektywny system zarządzania czasem

Przez wiele lat stosowałem się do różnych metodologii produktywności.

Chciałem lepiej zarządzać swoim czasem i kończyć więcej zadań. Potrzebowałem większego poczucia bezpieczeństwa dzięki ściślejszej kontroli nad wszystkimi projektami.

Nałogowo konsumowałem wszelkiego rodzaju treści – książki, artykuły, podcasty, kursy on-line. Większość było tak naprawdę o tym samym, bez większej wartości i pomocy.

Oczywiście stosowałem też różnego rodzaju aplikacje – Nozbe, Todoist itp.

Efekt był odwrotny od zamierzonego:

  • Stale myślałem o wszystkim co mam do zrobienia.
  • Czułem się cholernie niezadowolony, kończąc dzień pracy, kiedy menedżer zadań nie pokazywał cyfry „zero”.
  • Nie potrafiłem sobie poradzić z faktem, że w mojej skrzynce pocztowej zalegają nieprzeczytane lub nieodpowiedziane maile.

Przede wszystkim miałem stałe wrażenie, że jestem nieefektywny, że nie radzę sobie z ilością pracy, że nie potrafię doprowadzać rzeczy do końca.

Dlatego ciągle szukałem świętego Graala produktywności.

Czy go znalazłem? Tego nie wiem, ale na pewno jest…

Jest lepiej

W ostatnich tygodniach skrajnie uprościłem procesy i narzędzia, z których korzystam do zarządzania czasem.

Efekty:

  • Nie stresuję się aż tak bardzo ilością pracy, ponieważ wiem, że nie będę w stanie wykonać wszystkiego
  • Podchodzę trzeźwo i realistycznie do planowania czasu. Wiem, że mój czas jest ograniczony.
  • Mam też lepszy wgląd w zadania. W pierwszej kolejności staram się planować pracę nad ważnymi projektami.

Tak naprawdę mój aktualny system da się sprowadzić do 2-3 narzędzi:

  1. Kalendarz (Google)
  2. Kartka papieru (notes)
  3. Osobna lista z projektami i obowiązkami

Kalendarz

Do kalendarza trafiają nie tylko spotkania, ale także wszystkie zdania. Dzięki temu skupiam się na większych blokach czasu, a nie malutkich taskach. Ponadto wiem, jakim faktycznie czasem dysponuję na produktywną pracę. Pełna kontrola.

Największą zaletą kalendarza jest to, że nie jest on z gumy. Mam ograniczoną ilość czasu i muszę nią mądrze zarządzać. W kalendarzu jak na dłoni widać, co faktycznie jestem w stanie zrobić.

(Kalendarz ma też dużo innych zalet. Napiszę o tym kiedy indziej).

Notes

W notesie zapisuję rzeczy do zrobienia oraz ważne odpowiedzi/akcje, które oczekuje od innych osób (od których zależy dalszy przebieg moich projektów).

W przeszłości wrzucałem zadania do aplikacji, do konkretnych projektów/folderów. Tak naprawdę to był mój sposób na odwlekanie pracy, bo do wielu z tych zadań po prostu nie wracałem. A kiedy wyznaczałem sobie konkretne daty, to często nie byłem w stanie nad wszystkim zapanować. Zadań było za dużo.

Dzisiaj celem jest przeniesienie tych wszystkich zadań do kalendarza tak szybko, jak to możliwe.

Jeśli widzę, że na papierze gromadzi się zbyt dużo zadań, wrzucam do kalendarza większy blok czasu (2-3h), aby przez przejść przez te zaległości.

Lista projektów i obowiązków

Trzymam osobną listę, na której mam zapisane swoje główne obowiązki oraz większe projekty. Przeglądam ją średnio raz na tydzień, aby zorientować się, czy gdzieś po drodze nie straciłem jakiegoś istotnego zadania z pola widzenia.

Oczywiście ten cały „system” (nie lubię go tak nazywać) ma również swoje niedoskonałości.

Dodatkowo jest obudowany kilkoma nawykami związanymi ze sprawdzaniem poczty i planowaniem pracy.

Ale o tym kiedy indziej. Ten wpis już wystarczająco mocno wymknął się spod kontroli.

Autor

Patryk Leszczyński

Jestem wielbicielem skreślania zadań z listy to-do w możliwie najefektywniejszy sposób :). Nie nawidzę zaległości. W wolnym czasie uczę się programowania.