Jak wybrać najważniejsze zadania dnia? – Prosta metoda, która zajmie Ci mniej niż 5 minut.

Klasyczna sytuacja: siadasz rano do komputera. Uruchamiasz swojego Task Managera. I nagle widzisz 10-20 różnych zadań.

Wszystkie wydają się istotne. Na wszystkie masz ustawiony termin dzisiaj.

Patrzysz. Analizujesz. I jednocześnie czujesz się zblokowany, bo nie wiesz, gdzie zacząć – które zadanie jest najważniejsze?

Don’t worry. Oto bardzo prosta technika, dzięki której bardzo szybko ustalisz priorytety.

Załóżmy, że masz 7 bardzo ważnych zadań do wykonania:

  1. Przygotować raport miesięczny
  2. Przygotować ofertę na organizację seminarium
  3. Przeczytać prezentację korporacyjną od klienta
  4. Przygotować część prezentacji dla potencjalnego klienta
  5. Wykonać telefon do trzech podwykonawców
  6. Sprawdzić tekst po koledze z działu
  7. Zaplanować pracę przy projekcie dla zespołu roboczego

Od którego zacząć?

Wszystkie zadania są oczywiście istotne, a żeby było nieco trudniej termin ich oddania przypada na koniec dnia roboczego. Gdybyś raport miesięczny (zadanie nr 1) musiał oddać do godz. 12:00, sytuacja byłaby prosta.  Wiedziałbyś na czym skupić się w pierwszej kolejności.

Metoda, którą często stosuję, gdy jestem załadowany pod korek, jest ekstremalnie prosta, szybka i jednocześnie efektywna. (BTW: w większości przypadków staram się nie wyznaczać, aż tyle priorytetowych zadań – max 3., ale o tym kiedy indziej).

Metoda polega on na porównaniu każdego zadania względem siebie.

Lubię tutaj stosować analogię turnieju. Wszystkie zadania stają w szranki w pojedynku 1 vs 1. Zwycięża to zadanie, które w danym zestawieniu wydaje się nam ważniejsze lub pilniejsze.

Aby pokazać, jak to działa w praktyce, wystawmy do walki kilka zadań:

  • Z2 vs Z1 -> ważniejsze: Z2
  • Z3 vs Z1 -> ważniejsze: Z1
  • Z3 vs Z2 -> ważniejsze: Z2
  • Z4 vs Z1 -> ważniejsze: Z4
  • Z4 vs Z2 -> ważniejsze: Z2
  • Z4 vs Z3 -> ważniejsze: Z3
  • Z5 vs Z1 -> ważniejsze Z1
  • Z5 vs Z2 -> ważniejsze Z2
  • Z5 vs Z3 -> ważniejsze Z3
  • Z5 vs Z4 -> ważniejsze Z5

Następnie liczymy ile każde z zadań zdobyło punktów:

  • Z1 – 2 punkt
  • Z2 – 4 punkty
  • Z3 – 2 punkty
  • Z4 – 1 punkt
  • Z5 – 1 punkt

Kolejność pracy powinna być więc następująca:

  1. Zadanie 2
  2. Zadanie 1 – które ma taką samą ilość punktów jak Z3, ale w turnieju to ono zwyciężyło
  3. Zadanie 3
  4. Zadanie 5 – wygrało z zadaniem 4
  5. Zadanie 4

Proste, prawda?

Oto, jak stosuję tę metodę na papierze:

Viola! W trzy minuty mamy ułożoną kolejność zadań :-). Najważniejszym zadaniem dnia jest przygotowanie prezentacji dla potencjalnego klienta.

Uwielbiam tę metodę, ponieważ możemy zastosować ją w zasadzie do każdej sytuacji wyboru – zarówno w pracy, jak i w przypadku zadań o nieco przyjemniejszym charakterze – np. jaki serial obejrzeć w pierwszej kolejności 😉

Autor: Patryk Leszczyński

Jestem wielbicielem skreślania zadań z listy to-do w możliwie najefektywniejszy sposób :). Nie nawidzę zaległości. W wolnym czasie uczę się programowania.